Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miejski w Strzelnie

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Opis działania:

Obowiązki Sekretarza - kierownika referatu organizacyjnego i spraw obywatelskich
1) wykonuje w imieniu Burmistrza funkcje kierownika administracyjnego Urzędu
2) opracowuje zakresy czynności pracowników Urzędu;
3) sprawuje nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie;
4) sprawuje nadzór nad terminowością załatwienia spraw;
5) dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników;
6) planuje koszty utrzymania Urzędu i rozlicza się z wydatków przewidywanych na ten cel w budżecie Gminy;
7) wykonuje obowiązki w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa przez burmistrza;
8)prowadzi rejestr skarg i wniosków obywateli oraz książkę kontroli;
9) wykonuje zadania pełnomocnika d/s informacji niejawnych a w szczególności odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych, opracowuje plan ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji, prowadzi szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych i innych;
10) koordynuje prace przygotowawcze do przeprowadzenia wyborów;
11) przygotowuje i koordynuje terminowy spływ materiałów i projektów uchwał, które muszą być dostarczone Radnym na 7 dni przed Sesją Rady a w sprawach przyjęcia budżetu na 14 dni przed jej posiedzeniem;
12) koordynuje uzyskiwanie opinii Komisji Rady w sprawach kierowanych do tych Komisji przez Burmistrza ;
13) Kieruje bezpośrednio Referatem Oświaty, Kultury i Sportu,
14) informuje na bieżąco pracowników o zmieniających się przepisach prawa.

Do kompetencji Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1) prowadzenie spraw z zakresu wynagrodzeń (płac), ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników i innych osób;
2) prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;
3) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
4) prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
5) planowanie oraz nadzór nad budżetem Gminy w części dotyczącej wynagrodzeń osobowych;
6) prowadzenie spraw dotyczących praktyk i stażów;
7) wystawianie informacji o uzyskanych przez podatnika dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT – 11);
8) prowadzenie dokumentacji dotyczącej zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych;
9) prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej z ZUS;
10) zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu;
11) nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu i pracownikami zatrudnionymi przez Urząd do spraw porządkowych i remontowych;
12) prowadzenie i udostępnianie do powszechnego wglądu zbioru przepisów prawnych w tym gminnych oraz prowadzenia biblioteki Urzędu;
13) prowadzenie spraw wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego;
14) udzielanie ślubów, rejestrowanie urodzin i zgonów oraz wydawanie aktów w tym zakresie;
15) prowadzenie ewidencji ludności;
16) wydawanie dowodów osobistych;
17) prowadzenie spraw meldunkowych;
18) sporządzenie wykazów przedpoborowych;
19) prowadzenie spraw z kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
20) obsługa Rady;
21) obsługa posiedzeń rady i stałych Komisji Rady;
22) kompletowanie dokumentacji z prac Rady Miejskiej;
23) ewidencjonowanie uchwał Rady Miejskiej;
24) przekazywanie aktów prawnych do redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Kujawsko – Pomorskiego oraz do Wydziału Prawnego Wojewody;
25) odpowiedzialność za właściwe przygotowanie materiałów pod obrady sesji;
26) przygotowanie wyborów do Rady Miejskiej, Burmistrza oraz wyborów parlamentarnych, prezydenckich i referendów;
27) prowadzenie stałego rejestru wyborców;
28) zapewnienie obsługi zebrań wiejskich i osiedlowych;
29) nadzór nad rozpatrywaniem interpelacji i wniosków radnych i mieszkańców Gminy oraz skarg i wniosków obywateli;
30) obsługa prawna Rady i Urzędu Miejskiego;
31) przygotowywanie i wypełnianie druków RP-7 pracowników;
32) prowadzenie kancelarii tajnej;
33) prowadzenie archiwum Urzędu;
34) zabezpieczanie i udostępnianie dokumentów przechowywanych w archiwum Urzędu;
35) ochrona przeciwpożarowa i bhp Urzędu;
36) obsługa i nadzór nad Ochotniczą Strażą Pożarną;
37) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony;
38) prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń;
39) prowadzenie spraw związanych z obroną cywilną;
40) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem kryzysowym;
41) opracowywanie i pilotowanie wniosków kierowanych do funduszy strukturalnych Unii Europejskich wspólnie z referatem rolnictwa i finansów;
42) współpraca z organizacjami pozarządowymi;
43) przygotowanie programów współpracy z organizacjami pozarządowymi;
44) organizowanie konkursów na realizacje zadań publicznych przez organizacje pozarządowe;
45) organizowanie sprawnego obiegu dokumentów i korespondencji Urzędu;
46) zamawianie pieczęci i tablic urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji;
47) prowadzenie sekretariatu Urzędu;
48) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
49) rozliczanie opłat pocztowych;
50) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych;
51) prowadzenie biblioteki Urzędu i zamawianie publikacji urzędowych;
52) kontrola czasu pracy pracowników;
53) nadzór nad budynkami Urzędu;
54) kontrola nad świetlicami terapeutycznymi;
55) zaopatrzenie Urzędu w materiały i artykuły niezbędne do funkcjonowania Urzędu oraz nadzór nad zakupami materiałów;
56) promocja Gminy Strzelno;
57) obsługa i nadzór nad siecią informatyczną w Urzędzie
58) wykonywanie zadań administratora bezpieczeństwa informacji;
59) nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej;
60) obsługa poczty elektronicznej;
61) budowa i nadzór nad Gminną siecią internetową;
62) podpisywanie i rozwiązywanie oraz rozliczanie umów dotyczących korzystania z Gminnej sieci internetowej.